7 motivi per inviare una email di benvenuto

Data di pubblicazione: 19-5-2015

7 motivi per inviare una email di benvenuto - EMT Blog best practice e consigli sul direct email marketing

In termini tecnici nel mondo dell’email marketing si chiama welcome email, ed è la mail di benvenuto che tutti siamo abituati a ricevere come conferma dell’avvenuta registrazione subito dopo esserci iscritti a una newsletter, a un sito o a un servizio fornito da un’azienda.

Insieme alle thankyou email, alle conferme di ordine, alle richieste di download di contenuti, le welcome email sono definite transactional email, ovvero una forma di comunicazione essenzialmente basata su un’azione che l’utente è invitato a svolgere (un’iscrizione, un ordine).

Ma perché questo tipo di email di benvenuto, apparentemente un’azione rituale e banale, è in realtà così importante? Garantire un’accoglienza ben confezionata e a suo modo calorosa a coloro che per la prima volta si affacciano ai nostri servizi sarà un ottimo inizio per instaurare un fruttuoso rapporto di fiducia con il cliente.

In tempi in cui riceviamo ogni giorno decine e decine di mail che rischiano costantemente di essere cestinate, la progettazione e l’invio di una welcome mail potrebbe forse sembrare superfluo, anche perché questa mail è la risposta a un’azione, non è invece legata a una specifica call to action.
Scopriamo alcuni punti e curiosità per cui, contrariamente all’apparenza, questo tipo di comunicazione risulta invece importante e va curata nei dettagli:

1) il risparmio di tempo. La welcome mail è impostabile con un semplice software di autoresponder e potrà essere inoltrata a ogni nuovo utente ogni volta che confermerà l’iscrizione alla vostra lista. Semplice, e veloce, perché non è prevista la realizzazione di una mail singola per ciascun utente: il software farà tutto per voi, basterà fornirgli una struttura di base che sarà poi riempita in modo personalizzato.

2) Valore immediato. Chi si iscrive a una mailing list, generalmente si aspetta qualcosa: contenuti di alta qualità, servizi speciali e personalizzati, un rapporto più stretto e vicino all’azienda. Una mail di benvenuto è lo strumento corretto per instaurare subito un rapporto di fiducia e mostrare al cliente che tipo di comunicazione e informazione riceveranno in quanto iscritti, è il vostro momento di presentazione personale al cliente, con il quale mostrate chi siete, mettere la vostra faccia in primo piano.

3) Confezionate la welcome mail con semplicità. È facile: dividete la vostra mailing list per gruppi, potrete così personalizzare le welcome mail per incontrare le esigenze di ogni tipologia di utenti. Potrete per esempio adattare i contenuti, grafici e contenutistici, sul target, sull’età, sulle preferenze, sul luogo di provenienza. Sarà molto più immediato instaurare rapporti di fiducia e convertire i vostri utenti.

4) “La prima impressione è quella che conta”. È dunque essenziale che sia la migliore possibile, e la welcome mail è lo strumento che vi permette di presentare la vostra immagine al cliente senza coinvolgerlo in alcun tipo di azione, ma semplicemente presentandovi e stringendogli virtualmente la mano speranzosi di poter proseguire fruttuosamente il vostro rapporto. Una mail di benvenuto potrà quindi rispondere a criteri di professionalità ma, calibrata in modo adeguato, potrà anche accogliere amichevolmente e con calore i nuovi utenti iscritti ai vostri servizi, per farli sentire bene e importanti. E non è tutto: la welcome mail potrà portare anche informazioni interessanti e utili sulla vostra azienda, che favoriranno la buona impressione del neo iscritto.

5) Oggi creare buzz intorno alla propria attività è essenziale. Una mail di benvenuto serve anche a questo: può anticipare interessanti novità in arrivo, promettere offerte speciali agli iscritti, permettere l’anteprima di prodotti e servizi. Questa attenzione creerà attesa e coinvolgimento del tutto positivi nei vostri utenti, non perdere quindi l’occasione di lavorare su questo aspetto.

6) Le offerte possono diventare un vantaggio. Se un utente decide di iscriversi alla vostra mailing list, è probabile che sia animato dalla volontà di saperne di più sulla vostra attività e i vostri prodotti. Ai potenziali clienti potrebbe interessare qualche piccola offerta, e sicuramente la loro attenzione verso di voi sarà accresciuta da eventuali promozioni che allegherete alla mail di benvenuto come offerta speciale dedicata a loro.

7) C’è anche una parte più statistica: l’email response rate. Se siete una piccola azienda, avrete certamente necessità di incrementare i numeri di apertura e lettura delle vostre mail. L’email di benvenuto risulta essere tra le tipologie di mail con più successo di apertura a dimostrazione che l’utente pone molta attenzione a questa forma di comunicazione generata da cortesia e immagine che, tuttavia, è la chiave di apertura alla vostra azienda e ai vostri servizi, e dovrà di conseguenza essere confezionata al meglio.

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